Поэтапное внедрение и развитие системы электронного документооборота «ДЕЛО» в органах государственной власти Республики Северная Осети

Стать другом проекта Свежее по теме Новости Чем удобнее и проще, тем лучше. ЭОС обновляет интерфейс и дизайн своих решений «Осенний документооборот» компании ЭОС. Часть третья - решения для государственного и коммерческого секторов, а также юзабилити продуктов ЭОС О заказчике Республика Северная Осетия-Алания (РСО-А) входит в состав Северо-Кавказского федерального округа Российской Федерации. Столица - город Владикавказ. Включает в себя 1 городской округ – муниципальное образование город Владикавказ и 8 муниципальных районов: Алагирский, Ардонский, Дигорский, Ирафский, Кировский, Моздокский, Правобережный, Пригородный. В РСО-А 23 органа исполнительной власти. Органом исполнительной власти РСО-А, осуществляющим на территории Республики разработку и проведение государственной политики в сфере связи, информационных технологий, массовых коммуникаций и средств массовой информации (в том числе электронных, включая развитие сети Интернет, развитие телерадиовещания и новых технологий в этих областях) является Комитет РСО-А по информационным технологиям и массовым коммуникациям. Предпосылки проекта С 1998 года в органах государственной власти РСО-А осуществлялась рассылка нормативной, справочной, регламентирующей документации в подчинённые структуры органов власти с помощью электронной почты. С 2003 года велся автоматизированный учет входящей корреспонденции в канцелярии Администрации Главы РСО-А и Правительства РСО-А с помощью FoхPro. Также существовали традиционные каналы отправки корреспонденции через экспедицию почтовыми отправлениями и курьерами. Учитывая темпы развития информатизации в стране, было принято решение о внедрении в органах государственной власти РСО-А системы электронного документооборота. Цели проекта Целями внедрения СЭД в органах государственной власти РСО-А стали:Создание единой информационной базы поддержки принятия управленческих решений;Осуществление контроля за своевременным исполнением на всех уровнях управления поручений вышестоящих органов власти, указаний и поручений руководства, писем и обращений граждан, обращений учреждений и организаций, проверка правильности и своевременности исполнения документов;Организация единого порядка работы с документами в органах исполнительной власти РСО-А и органах местного самоуправления РСО-А;Сокращение сроков получения информации о направлении документов, резолюций и других материалов в подразделения, отделы и территориально отдалённым участникам;Сокращения сроков рассмотрения служебной корреспонденции, писем, жалоб и обращений граждан и юридических лиц, повышение качества и полноты решения вопросов, ответственности за их исполнение;Сокращения сроков создания нормативных актов и организационно-распорядительных документов, повышение качества и полноты решения вопросов, ответственности за их исполнение.В итоге было принято решение о внедрении СЭД «ДЕЛО» - флагманского продукта компании «Электронные офисные системы». Ход проекта Первый этап проекта начался в 2011 году: было установлено программное обеспечение системы «ДЕЛО», определены правила настройки по итогам проведенного обследования, проведена настройка системы и заполнение основных справочников, проведено обучение администраторов и технологов «ДЕЛО». В общей сложности было внедрено 10 рабочих мест системы «ДЕЛО» для изучения функционала и возможностей системы. По результатам тестовой эксплуатации в августе-сентябре 2012 года состоялся 2-й этап внедрения, в рамках которого были дополнительно закуплены и установлены еще 69 мест клиентских мест системы «ДЕЛО», приобретены 10 мест опции «Сканирования» и управления процессами, а также 2 места «Портфеля руководителя». В эти же сроки был проведен курс прикладного программиста системы «ДЕЛО»: проводилось как групповое обучение, так и на местах с реальными документами согласно компетенции конкретных исполнителей. Были разработаны технологические инструкции для специалистов, участвующих в делопроизводстве и документообороте. Кроме того, по согласованию с канцелярией и по ее требованиям были разработаны 15 дополнительных печатных и отчетных форм. По итогам 2-го этапа к системе были подключены все органы исполнительной власти РСО-А (предоставлено по 1-2 рабочих места). В Администрации Главы РСО-А и Правительства РСО-А рабочие места были распределены всем специалистам канцелярии, отделу по работе с обращениями граждан и отделу документационно-протокольного обеспечения, а также по одному месту в каждый отдел. 3-й этап проходил в октябре-декабре 2013 года. За это время было приобретено 430 дополнительных клиентских мест системы «ДЕЛО», что позволило увеличить количество пользователе в каждом органе исполнительной власти, на 100 % обеспечить рабочими местами Администрацию Главы РСО-А и Правительства РСО-А. Помимо этого было приобретено по 3 рабочих места для каждого органа местного самоуправления РСО-А для участков регистрации документов, созданы отдельные базы данных для каждой районной администрации РСО-А, приобретено 5 мест опции сканирования для органов исполнительной власти. На этом же этапе было приобретено две опции «Сервер электронного взаимодействия» для взаимодействия систем Администрации Главы РСО-А и Правительства РСО-А с Администрацией местного самоуправления г. Владикавказа, разработаны 15 дополнительных отчетных и печатных форм и процесс периодичности поручений, внедрено ПО в части интеграции с «Личным кабинетом». Обучение пользователей проводилось сперва в группах, затем индивидуально на рабочих местах. В мае 2014 года начался очередной, 4-й этап проекта. В рамках него было приобретено 320 дополнительных рабочих мест для органов исполнительной власти РСО-А и органов местного самоуправления РСО-А, 10 мест программы «Портфель руководителя», опции «Информер» (10 мест) и «Сканирование» (5 мест), был осуществлен перенос базы данных на новый сервер, проведено индивидуальное и групповое обучение пользователей. Итоги проекта По состоянию на конец мая 2014 года в системе работали 829 пользователей. В единую базу данных объединены все органы исполнительной власти РСО-А, автоматизированы участки регистрации в каждом органе местного самоуправления РСО-А. Достигнуто повышение исполнительской дисциплины и прозрачности исполнения документов, сокращение времени на поиск документов и времени доставки и прохождения документов. Автоматизирован процесс получения отчетности, заложены основы для полноценной организации оказания услуг гражданам в электронном виде. «В перспективе мы планируем перейти на юридически значимый документооборот, использовать ЭЦП и средства криптографии, подключиться к защищенной системе МЭДО, а также внедрить мобильное приложение системы «ДЕЛО» для всех руководителей», - комментирует заместитель председателя Комитета РСО-А по информационным технологиям и массовым коммуникациям Алла Хацаева. Заместитель председателя Комитета РСО-А по информационным технологиям и массовым коммуникациям Алла Хацаева ОТПРАВИТЬ: Стать другом проекта Получить ссылку на этот материал к себе на сайт Интересные ссылки Новости: Второй день «Весеннего документооборота-2014» компании ЭОС: про госуслуги, облака и мобильность, и также - снова об EOS for SharePointКомпания ЭОС провела «Весенний документооборот 2014». День первый — итоги развития компании, тренды российского рынка электронного документооборота, проекты и партнерыЗнаковое собрание. ЭОС проведет «Весенний документооборот -2014» в КалининградеВладимир Баласанян (ЭОС) награжден грамотой Министерства юстицииВзгляд ЭОС на российский рынок СЭД: в преддверии 20-летия Интервью: Владимир Эдуардович Баласанян, председатель совета директоров компании «Электронные офисные системы»: «Мы имеем непосредственное отношение к становлению рынка СЭД и ответственны за него» Рубрики:Интеграция, Регулирование Ключевые слова:ЭОС Ссылка на источник