"Седьмой Континент" передал обработку первичных бухгалтерских документов на аутсорсинг Xerox

Сеть супермаркетов «Седьмой Континент» передала обработку первичных бухгалтерских документов и счетов-фактур на аутсорсинг компании Xerox. Внедрение услуги позволило розничной торговой сети снизить издержки на обработку бухгалтерской документации и счетов-фактур более чем на 20%, сократить сроки «закрытия» поставок, устранить ошибки при обработке документов, а также обеспечить требуемый уровень прозрачности и управляемости процесса, сообщили CNews в Xerox. Мультиформатная торговая сеть «Седьмой Континент» предлагает широкий ассортимент товаров и услуг потребителям с разным уровнем дохода. Ежемесячно «Седьмой Континент» обрабатывает более 600 тыс. документов, поступающих от нескольких тысяч контрагентов. Для оптимизации этого бизнес-процесса и сокращения издержек сеть супермаркетов в феврале 2013 г. заключила пятилетний контракт на оказание услуг по обработке первичных бухгалтерских документов и счетов-фактур с Xerox — игроком рынка услуг аутсорсинга бизнес-процессов в области финансов и бухгалтерского учёта (FAS, Financial and Accounting Services). Услуга охватывает цикл первичной обработки пакетов документов, поступающих от поставщиков, от их приёма и регистрации до формирования прототипов закрытых поставок и их загрузки в ERP-систему заказчика. Процесс обработки, выполняемый сотрудниками Xerox, включает проверку комплектности пакетов документов, формируемых по факту поставки товаров, и правильности их оформления, выявление расхождений по цене или количеству между фактически принятым товаром и заказом в ERP, а также предусматривает автоматическое информирование поставщиков и магазинов о проблемных документах. Каждое из найденных расхождений затем отображается на экране разработанного специалистами Xerox автоматизированного рабочего места бухгалтера, что облегчает последующее принятие решения по проблемному документу. Аналогичные процессы были построены и для других видов транзакций, таких как возврат и списание, а также для обработки документов, сопровождающих перемещения товаров внутри торговой сети. «В результате передачи процесса на аутсорсинг нам удалось снизить затраты на обеспечение взаиморасчётов с контрагентами более чем на 20%, — рассказал Александр Першутов, директор службы поддержки бизнеса «Седьмой Континент». — Однако для нас не менее важными результатами являются повышение качества и прозрачности всего процесса, а также значительное сокращение сроков “закрытия” поставки — с трёх дней до 24 часов». При внедрении проекта Xerox развернул на одной из подмосковных площадок «Седьмого Континента» программно-аппаратный комплекс, позволяющий автоматизировать процессы обработки 10 различных видов документов, обеспечив его интеграцию с ERP-системой заказчика. Кроме этого, был реализован сервис «Электронное хранилище» и создана система комплексного учёта, благодаря которой сотрудники бухгалтерии имеют доступ к отчётам о статусе обработки в режиме онлайн. «Передача такого сложного процесса на управление стороннему подрядчику всегда сопряжена с рисками, — считает Александр Першутов. — Потребовалась кропотливая работа в течение полугода по реорганизации процессов, тестированию технологического решения, согласованию и внедрению различных компонентов услуги, что позволило нам избежать проблем на переходном этапе». «Совместными усилиями нам удалось построить процесс обработки документов, освободить бухгалтеров “Седьмого Континента” от рутинных и весьма трудоёмких операций и сделать их работу более продуктивной и комфортной, — отметил Валерий Кузьмич, руководитель отдела маркетинга и стратегических программ департамента аутсорсинга документоёмких процессов компании Xerox Россия. — Теперь, когда новый процесс налажен, мы вместе с заказчиком изучаем перспективы дальнейшего расширения услуги. Например, мы готовы взять на себя процессы дальнейшей обработки “проблемных комплектов”, взаимодействие с магазинами и ряд других функций». Ссылка на источник