AsiaCredit Bank повысил качество обработки документов и оптимизировал затраты с помощью Naumen DMS

В AsiaCredit Bank (Республика Казахстан) завершен проект внедрения новой системыэлектронного документооборота – СЭД Naumen DMS. Возможностиполнофункционального решения Naumenобеспечивают оперативную работу с документами, оптимизируя затраты и улучшаябизнес-процессы территориально распределенного банка. В настоящее время СЭД Naumen DMS запущена в промышленнуюэксплуатацию. К комплексной информационной системе подключены все структурныеподразделения и филиалы AsiaCredit Bank, расположенные в 10 городах Казахстана.Около 600 сотрудников банка работают в единой автоматизированной среде,используя удобные инструменты новой системы. Переходна российское решение Naumen DMS был обусловлен ограниченными возможностями прежнейустаревшей системы – Lotus Notes, не отвечающей современным требованиям, а также, высокой совокупной стоимостьювладения данной системой (TCO). Активноразвивающемуся территориально распределенному банку требовалось более мощноепрогрессивное решение, способное обеспечить централизованное управлениебизнес-процессами и оптимизировать документооборот на уровне всей филиальнойструктуры банка. «Длязамены морально устаревшей и дорогой в обслуживании системы западногопоставщика мы выбрали российское решение Naumen DMS.Наряду с оптимальной стоимостью обслуживания и быстрой окупаемостью новаясистема полностью обеспечивает необходимую нам функциональность, в том числе,позволяет работать из веб-интерфейса, что в старой системе было невозможно, –отмечает Александр Бухтияров, ИT-директорAsiaCredit Bank. – Кроме того, ранее у нас была автоматизирована ИТ-служба на базе продукта Naumen, который отлично себязарекомендовал и успешно нами используется. Поэтому выбор нами был сделан на основе доверия к российской компании и ее качественным разработкам». В рамках проекта, состоявшего из трех этапов, специалисты Naumen выполниликомплекс работ с учетом актуальных потребностей заказчика, начиная с обследования текущей ситуации, реализации необходимых доработок продукта,настройки и адаптации бизнес-процессов до запуска системы в эксплуатацию и обучению ключевых пользователей (сотрудников банка). Для переноса данных из Lotus Notes в новую систему был доработан модуль импортаинформации. Помимо этого, в части синхронизации организационно-штатнойструктуры была реализована интеграция платформы Naumen DMS с веб-сервисами системы «1С» и службой каталогов Active Directory. Успешноевыполнение этой задачи обеспечено за счет гибких интеграционных возможностейпродукта Naumen, позволяющего применять разныеварианты интеграций и легко встраиваться в существующую инфраструктуру. В настоящее время на базе нового решения обеспечивается качественное управлениепроцессами делопроизводства банка, в том числе, осуществляется оперативнаяобработка входящих, исходящих и служебных документов, а также, внутреннихнормативных документов, приказов и распоряжений. Процесс документооборота в целом строго регламентирован. Повысилась скорость согласования документов. За счет возможности коллективной работы с документами в единой автоматизированнойсреде теперь легко отслеживать маршрут движения документа и его статус: на каком этапе обработки находится тот или иной документ, кто являетсяисполнителем и какие резолюции были вынесены по документу. С помощью конструктора отчетов, имеющегося в составе системы, топ-менеджментбанка получает разные виды отчетов, включая сводные отчеты по входящим и исходящим задачам, отчеты по эффективности сотрудников, по контролю исполнениядокументов. Анализ получаемых данных позволяет принимать своевременноуправленческие решения и повышать исполнительскую дисциплину. В системе такженастроена возможность создания различных печатных форм, в том числе, служебнойзаписки и листа разногласий. За счет полнофункциональной СЭД Naumen DMS значительно сократилось время, затрачиваемоеспециалистами банка на поиск необходимых документов. Ускорилось движениедокументов между филиалами банка, существенно повысилась исполнительскаядисциплина, достигнута в целом максимальная прозрачность и эффективность управленияпроцессами делопроизводства, а также, важными бизнес-процессами банка. «Спецификапроцессов делопроизводства в банке требует особого подхода к выбору и внедрениюСЭД с точки зрения обеспечения безопасности, доступности, а также, возможностейразвития в части автоматизации бизнес-процессов. От эффективности работысистемы документооборота напрямую зависит эффективность работы банка, егоконкурентоспособность, – говорит АннаКузнецова, руководитель департамента систем управления бизнес-процессами и документами, Naumen. – Опираясь на свой опыт,мы реализовали все задачи по проекту, предоставив заказчику надежный и масштабируемый инструмент, отвечающий актуальным потребностям современногобанка». Ссылка на источник