Завод «Гарант» автоматизировал бизнес-процессы на базе «eDocLib: Актив Бизнес»

05 апр 2016 16:41 #36326 от ICT
Компания «КС-Консалтинг», партнер ЭОС в Сибири и на Дальнем Востоке, в январе текущего года завершила внедрение ECM-решения «eDocLib: Актив Бизнес» на заводе котельного оборудования «Гарант» (г. Барнаул). В системе автоматизированы ключевые бизнес-процессы: работа с договорами и управленческий документооборот. Решение «eDocLib: Актив Бизнес» позволило оптимизировать коммуникации между всеми структурными подразделениями завода — от юристов и бухгалтерии до снабженческих и производственных участков, сообщили CNews в компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС). От комбинированной схемы информационного обмена — к «безбумажным» бизнес-процессам Барнаульский завод котельного оборудования «Гарант» специализируется на проектировании и изготовлении котельного и котельно-вспомогательного оборудования, а также оказывает услуги по его установке, монтажу и пусконаладке. Территория поставок компании — не только многие регионы России, но и Казахстан, Беларусь, Украина. К моменту принятия решения о внедрении системы автоматизации бизнес-процессов управление документами и информацией на предприятии осуществлялось по смешанной схеме. Регистрация документов велась в различных подразделениях — деловую переписку (входящую и исходящую) фиксировал офис-менеджер, а договоры регистрировала бухгалтерия. Документационное взаимодействие было реализовано через сочетание традиционного («бумажного») делопроизводства и элементов обмена и хранения информации в электронном виде. Так, наряду с движением бумажных документов, файлы их электронных образов помещались в централизованное хранилище на сервере, а для ускорения согласования пересылались сотрудникам по электронной почте. При этом вся сопутствующая информация о поручениях и их исполнении передавалась по различным каналам, не связанным друг с другом: мессенджерам, телефону, e-mail и т.д. Разрозненность каналов передачи информации и обратной связи не позволяла снизить трудозатраты в коллективном взаимодействии и наладить централизованный контроль исполнения, рассказали в ЭОС. Таким образом, главными задачами проекта стали: обеспечение инструментария для автоматизированной обработки и хранения информации, содержавшейся в файлохранилищах на сервере (документов, поручений, проектов документов, договоров и др.); автоматизация документально ориентированных бизнес-процессов (работы с договорами, заявками и другими управленческими документами) на основе безбумажных технологий; организация оперативного и достоверного контроля исполнительской дисциплины (с возможностью автоматизированной подготовки статистической и аналитической информации о движении и исполнении документов и поручений); модернизация взаимодействия подразделений в процессах подготовки и исполнения транспортных, хозяйственных и прочих заявок. Безбумажное взаимодействие в единой среде Для внедрения была выбрана система «eDocLib: Актив Бизнес», которая сочетает в себе все ключевые функции ECM-системы и имеет широкие возможности адаптации, в том числе и к нетиповым автоматизируемым процессам, указали в компании. Данное прикладное решение разработано компанией «КС-Консалтинг» на базе платформы eDocLib (собственная разработка ЭОС). Заказчик приобрел комплект лицензий на «eDocLib: Актив Бизнес», а также приложение «ДокАгент», предназначенное для мониторинга событий в системе и оповещения пользователей. Специалисты «КС-Консалтинг» всесторонне проанализировали бизнес-процессы организации, а затем согласовали с заказчиком подробно описанные автоматизируемые процессы, маршрутограммы и экранные формы. После конфигурирования и настройки системы группа внедрения приступила к выполнению двух параллельных задач: обучению персонала на рабочих местах и совместному тестированию настроенных процессов. Центральным бизнес-процессом, который требовалось автоматизировать в первую очередь, стала работа с договорами: согласование проектов, учет подписанных, исполнение и контроль. Все инициативные действия этого процесса были реализованы путем оформления заявок: заявка на создание договора, заявка на выписку счета, заявка на оплату счета, заявка на отгрузку и т.д. В регистрационной карточке (РК) договора были настроены три вида поручений: на согласование, контроль договора и произвольные. Например, поручение «контроль договора» создается автоматически, как только в договоре появляется информация о поступившей предоплате от клиента (аванс). По окончании всех работ по договору исполнитель фиксирует этот факт в отчете об исполнении поручения. Главный бухгалтер проверяет договор и все связанные с ним РК документов и поручений, отметки о наличии оригиналов документов и т.д., после чего снимает договор с контроля как исполненный либо возвращает на доработку. Таким образом, РК договора является ключевым элементом бизнес-процесса, к которому привязаны все выполняемые операции: заявки в отдел материально-технического снабжения, заявки на производство оборудования и т.д. Работа по другим группам управленческих документов была реализована в «eDocLib: Актив Бизнес» по стандартной схеме, уже имеющейся в программном продукте: регистрация — резолюция — исполнение — снятие с контроля. Автоматизированные бизнес-процессы позволили исключить необходимость хождения бумажных экземпляров, а также отказаться от использования разрозненных каналов для передачи информации и электронных образов документов. Результаты проекта и планы на перспективу Все работы по проекту, включая предварительное обследование, настройку системы, обучение сотрудников и тестирование настроенных бизнес-процессов, были выполнены в течение декабря 2015 — января 2016 г. Быстрое развертывание системы стало возможным благодаря высокому уровню ответственности заказчика, организовавшего оперативное взаимодействие своих сотрудников со специалистами «КС-Консалтинг». По отзыву заказчика, в результате внедрения системы «eDocLib: Актив Бизнес»: обеспечена возможность ввода, обработки, хранения и удобного поиска документов в системе; устранены разрозненные журналы регистрации документов, а также участки вынужденного движения и обработки бумажных копий документов; налажена система коллективного взаимодействия при исполнении задач и поручений по договорам и другим документам; реализована возможность безбумажного согласования проектов договоров и других документов; реализована система безбумажного движения и исполнения различных заявок при взаимодействии подразделений, где требуется учет и контроль этих процессов; обеспечена логическая и функциональная увязка автоматизированных процессов для оперативного и прозрачного контроля. По информации ЭОС, внедрение системы «eDocLib: Актив Бизнес» позволило заказчику повысить уровень комфорта в процессе коллективного взаимодействия сотрудников подразделений завода. В обозримой перспективе заказчик рассматривает возможность масштабирования системы — как в плане увеличения количества рабочих мест, так и использования нового функционала. Ссылка на источник


  • Сообщений: 103416

  • Пол: Не указан
  • Дата рождения: Неизвестно
  • Пожалуйста Войти или Регистрация, чтобы присоединиться к беседе.

    Похожие статьи

    ТемаРелевантностьДата
    В "Центре гигиены и эпидемиологии в Курганской области" начата автоматизация бизнес-процессов в системе "eDocLib: Актив Бизнес"27.42Пятница, 31 июля 2015
    Байкалинвестбанк автоматизировал бизнес-процессы на базе платформы ЦФТ24.8Вторник, 19 июля 2016
    «КС – Консалтинг» представил новую версию «eDocLib: Актив Бизнес»24.58Среда, 14 декабря 2016
    «КС – Консалтинг» запустила облачный сервис «eDocLib: Актив Бизнес»24.58Пятница, 12 мая 2017
    "Корус Консалтинг" автоматизировал бизнес-процессы "Сатурна" на базе ERP-решения 1С и СУБД PostgreSQL23.77Понедельник, 30 марта 2015
    "Центр гигиены и эпидемиологии" в Алтайском крае выбрал "eDocLib: Актив Бизнес" для организации взаимодействия сотрудников23.34Понедельник, 30 марта 2015
    «Талдомский кожевенный завод» переводит бизнес-процессы на платформу SAP Business One20.78Вторник, 31 мая 2016
    "1С-Рарус" автоматизировал бизнес-процессы "Нижегородоптхозторга"20.62Среда, 22 июля 2015
    «АстроСофт» автоматизировал бизнес-процессы «ЛОЭСК»20.62Пятница, 02 декабря 2016
    «1С-Рарус» автоматизировал бизнес-процессы «Оксидентал Эксспресс»20.39Пятница, 09 октября 2015

    Мы в соц. сетях