«Аист Девелопмент» создала архив первичной и проектно-сметной документации на платформе «Этлас-Софт»

В начале 2018 г. строительная компания «Аист Девелопмент» начала процесс формирования электронного архива первичной документации и договоров по продажам и ипотечным сделкам. В связи с большим количеством первичной и строительно-сметной документации, а также договоров подряда и проводимых сделок с продажей недвижимости, с каждым месяцем все острее поднимался вопрос об автоматизировании процесса систематизации хранения оригиналов документов и их электронных копий. После изучения ряда предложений на рынке электронных архивов документов специалисты остановили свой выбор на решении от компании «Этлас-Софт». Основными факторами при принятии решения были: Простота и удобство использования системы; возможность доступа к архиву с любого устройства, не находящегося в локальной сети из любой точки страны; быстрый поиск, с возможностью его настройки под требования пользователей; быстрое внедрение системы своими силами; формирование произвольной структуры архива. Также решение «Этлас-Софт» обеспечило: быстрый импорт документов в систему как из сетевого хранилища, так и со сканера; возможность учета места хранения оригиналов проектной документации по каждому объекту; возможность формирования полного пакета документов по сделке и привязка его к клиенту; наличие встроенной подсистемы учета контрагентов и клиентов (CRM). В течение двух недель специалисты «Аист Девелопмент» проработали и сформировали структуру архива документов компании, завели в системе пользователей и группы пользователей, затем аспределили доступ пользователей и группам пользователей к различным секторам архива и завели в систему полную информацию о контрагентах и клиентах. После они сформировали карточки документов для всех имеющихся типов документов, создали набор необходимых справочников, сформировали ряд правил автоматической нумерации, автоматического именования и автоматического размещения регистрируемых в архиве документов и, наконец, в генераторе отчетов сформировали ряд статистических отчетов. В результате формирования электронного архива документов компания получила полный контроль над всей документацией компании, а сотрудники получили централизованный доступ к нужным документам из любого места, с любого устройства и в любое время, тем самым значительно упростив свою работу. Также в разы упростился поиск, выдача и контроль возврата оригиналов документов. Ссылка на источник