Органы госвласти и местного самоуправления Якутии развивают электронный документооборот на базе системы ЭОС «Дело»

ЭОС рассказали о развитии региональной системы межведомственного и межуровневого электронного документооборота Республики Саха (Якутия), участниками которой являются большинство органов государственной власти данного субъекта РФ, органы местного самоуправления, а также иные организации. В 2018 г. сразу в нескольких муниципальных администрациях внедрена СЭД «Дело» компании ЭОС с организацией обмена документами с участниками системы МЭДО Р(С)Я. Все проекты ведет компания «Инфосистемы-КС», партнер ЭОС в этом регионе. Якутия – один из субъектов РФ, где на базе программных продуктов ЭОС реализуются масштабные проекты по созданию общего информационно-документационного пространства для органов власти, местного самоуправления, а также подведомственных организаций. Старт внедрения СЭД «Дело» в Якутии относятся к началу 2000 гг. – именно тогда развертывались первые локальные системы документооборота в различных властных структурах. Новым этапом развития электронного документооборота в регионе можно считать утверждение Указом Президента Республики от 23 мая 2012 г. № 1440 положения о системе межведомственного и межуровневого электронного документооборота Республики Саха (Якутия) (далее - (система МЭДО РС(Я)). Этим же Указом органам местного самоуправления муниципальных образований Республики было рекомендовано организовать подключение к данной системе. Специфика проекта на муниципальном уровне обусловлена слабой развитостью информационной инфраструктуры (в том числе отсутствием стабильного интернета), особенно в отдаленных районах. Кроме этого, техническое обеспечение многих администраций требует обновления – необходимо закупать новые серверы и модернизировать либо создавать с нуля локальные сети. Тем не менее, на данный момент около 50% муниципальных образований внедрили в органах местного самоуправления СЭД. Этим летом на электронный документооборот перешла Администрация Верхоянского района. В отзыве о внедрении СЭД «Дело», подписанном Главой района Г.И.Чириковым, отмечается, что на протяжении многих лет в администрации существовали проблемы в процессах делопроизводства, а именно: потери документов, несвоевременная доставка, долгий процесс согласования и т.д. Автоматизация документооборота позволила решить эти проблемы. Система была запущена в промышленную эксплуатацию в июне 2018 г. В СЭД регистрируется входящая и исходящая корреспонденция, постановления и распоряжения главы района и администрации, ведется контроль исполнения поручений, работа с проектами документов, в том числе нормативно-правовых актов, причем все этапы согласования выполняются в электронном виде. СЭД «Дело» в Администрации Верхоянского района оснащена опцией «Сервер Электронного Взаимодействия» (СЭВ), которая позволяет посылать документы в органы государственной власти Республики и другие организации в электронном виде. Все отправляемые документы автоматически регистрируются у адресата, при этом администрация получает уведомление о регистрации документа с входящим номером. Уведомления приходят и при выполнении дальнейших операций с отправленным документом у адресата (передача, выдача поручения, получение отчета об исполнении поручения). Также схема работает в обратном порядке: в администрации автоматически регистрируется входящая корреспонденция от органов госвласти с отправкой уведомлений. Пересылаемые по СЭВ документы подписываются электронной подписью, что снимает необходимость досылки документов в бумажном виде. Глава Верхоянского района может работать в СЭД «Дело» как со своего рабочего компьютера, так и с планшета, в том числе с использованием электронной подписи. Таким образом, он из любого места, даже находясь в командировке, может получать почту на рассмотрение, выдавать и контролировать исполнение поручений и подписывать электронные документы. В будущем заказчик планирует масштабировать систему – включать в нее новые группы документов и процессы работы с ними, увеличивать количество пользователей за счет приобретения дополнительных лицензий для сотрудников Администрации и подведомственных учреждений. За реализованный проект Администрация МР «Верхоянский район» Республики Саха (Якутия) выразила благодарность коллективу компании «Инфосистемы-КС». С полным текстом отзыва можно ознакомиться здесь. В Администрации Томпонского района проект по внедрению системы «Дело» завершен в августе 2018 г. Для внедрения системы электронного документооборота предварительно потребовалась закупить серверное оборудование, протянуть и настроить локальную сеть, после чего стало возможно развертывание СЭД. Благодаря большому опыту в реализации подобных проектов специалисты компании «Инфосистемы-КС» завершили внедрение в короткий срок. Они провели обследование процессов делопроизводства, настроили серверное программное обеспечение, установили и настроили СЭД «Дело» на сервере и рабочих местах, обучили пользователей, а также консультировали их в период опытной эксплуатации системы. Практические курсы для сотрудников администрации по работе в СЭД «Дело» были организованы в помещениях Горно-геологического техникума. На развернутой в учебном классе СЭД «Дело» с демонстрационной базой данных пользователи попробовали все типовые операции: согласовывали друг с другом проекты документов, выдавали поручения, отчитывались об их исполнении, проводили другую работу с документами и проектами. Сейчас СЭД «Дело» охватывает все подразделения Администрации Томпонского района. В системе зарегистрировано 50 пользователей, основная часть которых работает через веб-интерфейс. Входящие документы обрабатываются и получают регистрационные номера централизованно, а исходящие и внутренние документы могут регистрироваться на уровне структурных подразделений. С помощью стандартных инструментов СЭД «Дело» реализован контроль исполнения поручений. Правом контролировать исполнение наделены первые лица администрации – глава района и его заместители. Глава района и его первый заместитель – особая категория пользователей, которые взаимодействуют с СЭД через планшетное устройство с использованием электронной подписи. Вне зависимости от своего местонахождения они могут контролировать исполнение поручений, согласовывать и утверждать документы, искать необходимую информацию в СЭД, просматривать отчеты от исполнителей. СЭД «Дело» Администрации Томпонского района интегрирована с системой МЭДО РС(Я), что позволяет в автоматическом режиме отправлять и получать корреспонденцию и уведомления от органов исполнительной власти Республики, Аппарата Государственного Собрания Ил Тумэн, Окружной администрации города Якутска, ГАУ МФЦ и других. В последующие годы в Республике Саха (Якутия) на муниципальном уровне будут продолжены работы по внедрению СЭД и интеграции с системой МЭДО РС(Я). Ссылка на источник