«ЭОС» поставит Российской академии образования СЭД EOS for SharePoint
13 июль 2017 17:05 #59140
от ICT
«Электронные офисные системы» (ЭОС) объявила о том, что ее система документооборота EOS for SharePoint выбрана ФГБУ «Российская академия образования». ФГБУ «Российская академия образования» – одна из четырех отечественных государственных академий наук. До недавнего времени подавляющее большинство документов использовалось в работе и находилось на хранении преимущественно на бумажных носителях и в виде аналоговых аудиозаписей. Регистрация документов производилась в специализированных регистрационных бумажных журналах, контроль прохождения документов и исполнения поручений осуществлялся с помощью регистрационно-контрольных карточек (РКК). После избрания Л.А. Вербицкой президентом Российской академии образования, ею была поставлена задача постепенного перехода на электронные носители (замена бумажных регистрационных журналов электронными, перевод документов на бумажных носителях в электронный вид, создание электронного архива документов и т.д.), разработка локальных нормативных актов в области делопроизводства и документооборота с учетом нововведений и внедрение системы электронного документооборота. Использование устаревшей формы организации документооборота вело к неоправданной трате времени на обработку, рассылку и поиск документов. Увеличивающийся объем документопотоков, работа с бумажными документами, длительное время от момента поступления документа в Академию до рассмотрения руководителем, – все это приводило в медленному обмену информацией между работниками, инертной обратной связи «руководитель-подчиненный». Для продуктивной ежедневной работы необходимо не только в кратчайшие сроки направлять на рассмотрение руководителю документ, но и оперативно доставлять принятое по нему решение исполнителю, независимо от того, где в настоящий момент находится руководитель или исполнитель. Вот часть основных аспектов в работе с документами, которые не устраивали РАО и которые требовали коренных перемен. Для помощи в подготовке технического задания был приглашен независимый эксперт. Основными критериями отбора решений, которые были отражены в разработанном техническом задании, были специфика российского документооборота и делопроизводства (вертикальная организация документооборота, соответствие российским ГОСТам и др.), возможности совместной работы, функции оперативного контроля исполнения документов и поручений, одновременное использование электронных и бумажных документов, хорошая масштабируемость, модульность СЭД и возможность наращивания ее базовых возможностей с помощью встроенных инструментальных средств, возможность работы с удаленными пользователями и группами пользователей и т.д. На начальном этапе были отобраны около 10 систем электронного документооборота, которые по многим параметрам подходили под предъявляемые Академией требования. В конечном итоге осталось 3 наиболее подходящих решения: Docsvision; EOS for SharePoint; «1С: Документооборот». Рассматривалось только российское программное обеспечение. По результатам презентаций специально сформированной рабочей группой было принято решение в пользу продукта компании «Электронные офисные системы» (ЭОС) – EOS for SharePoint. Продукт ЭОС наиболее полно удовлетворял запросам РАО, компания предлагала гибкую ценовую политику по реализации своего решения. В перспективе все работники РАО будут охвачены данной системой, однако о точных сроках полного перехода на электронный документооборот говорить рано. Основная цель в данный момент – плавный переход от бумажного документооборота на электронный, проводимый поэтапно. I этап – запуск коробочного варианта решения с охватом 1-2 направлений деятельности РАО и минимально необходимого для этого количества пользователей. II этап – увеличение количества настроенных технологических процессов, необходимых для полноценной работы в СЭД, направлений деятельности Академии и числа пользователей. Российской академией образования были проведены электронные торги по определению компании-подрядчика, которая будет совместно с IT-специалистами РАО заниматься внедрением. Победителем торгов стала компания «Юниксофт». В техническом задании были определены степени участия подрядчика и IT-специалистов РАО в проекте внедрения. В настоящее время заканчивается начальный этап внедрения, и в ближайшее время СЭД будет запущена в тестовом режиме. Обучение пользователей входит в программу РАО по внедрению СЭД. Однако на первых этапах в тестовом режиме целесообразнее дать работникам возможность при минимальном участии консультантов самостоятельно «понажимать кнопочки», ознакомиться с системой, привыкнуть к интерфейсу, изучить инструкции. Лишь после начала второго этапа, мы планируем привлечь специалистов для обучения пользователей. Работники к этому времени будут иметь представление, о чем идет речь на занятиях, и лучше усваивать знания и умения. Используя в управленческой деятельности систему электронного документооборота Академия планирует ускорить документооборот, поднять на более высокий уровень контроль исполнения документов и поручений, оптимизировать взаимодействие между работниками, структурными подразделениями. Your browser does not support the video tag.
CNews Forum 2017: Информационные технологии завтра
Ссылка на источник
Пожалуйста Войти или Регистрация, чтобы присоединиться к беседе.
Похожие статьи
Тема | Релевантность | Дата |
---|---|---|
EOS for SharePoint. Заместитель генерального директора ЭОС Евгений Червяков: «EOS for SharePoint 2013 – новая платформа, новый дизайн, новые модули» | 11.55 | Пятница, 05 декабря 2014 |
«Сев. Р. Девелопмент» перешла на EOS for SharePoint | 7.99 | Понедельник, 29 февраля 2016 |
«М.Б.А. Финансы» внедрила СЭД на базе EOS for SharePoint | 7.9 | Среда, 14 октября 2015 |
Сформирована программа III Академии НАТ | 7.86 | Четверг, 17 августа 2017 |
Семинар Академии НАТ пройдет 27 мая | 7.86 | Среда, 24 апреля 2019 |
«Аплана.ЦР» и ЭОС будут совместно продвигать EOS for SharePoint | 7.81 | Вторник, 07 ноября 2017 |
«Аквион» снизил затраты на документооборот SharePoint на 40% | 7.81 | Понедельник, 18 июня 2018 |
Объявлена финальная программа Академии НАТ | 7.78 | Среда, 18 сентября 2019 |
"Лама" внедрила СЭД на платформе SharePoint с помощью Softline | 7.73 | Вторник, 23 декабря 2014 |
ECM-система DocSpace на SharePoint: российская СЭД на мировой платформе | 7.73 | Четверг, 29 января 2015 |